Penataan dan Penguatan Organisasi
Area 3: Penataan dan Penguatan Organisasi
Struktur organisasi yang besar tidak selalu identik dengan inefesiensi ketika struktur tersebut telah sesuai dengan fungsinya. Perubahan lingkungan, termasuk perubahan status sebuah institusi, biasanya menuntut perubahan struktur organisasi. Persoalan muncul ketika struktur yang besar tidak sesuai dengan fungsi yang dijalankan, atau struktur yang ada tidak menjalankan fungsinya, atau struktur-struktur yang ada justru menjalankan fungsi yang sama sehingga kondisi ini mencerminkan inefisensi dan pemborosan yang rawan penyimpangan. UNMUL memiliki struktur organisasi yang cukup gemuk, namun selama ini belum ada evaluasi secara intensif dan berkesinambungan untuk mengetahui apakah struktur yang tersedia sudah benar-benar secara optimal menjalankan fungsinya.
Karakteristik dari struktur organisasi yang terlalu gemuk adalah ditandai dengan banyaknya hirarki yang justru menyebabkan timbulnya proses pelayanan dan pengambilan keputusan yang berbelit, lama dan lamban yang pada akhirnya justru menyebabkan pelayanan yang tidak memuaskan dan tidak sesuai dengan harapan. Banyaknya hierarki juga bisa menciptakan “penguasa-penguasa kecil” yang cenderung bersikap feodalistik dan kontra pelayanan serta tidak responsif karena cenderung saling lempar tanggung jawab. Meski kondisi ini tidak merata di semua unit kerja dan sudah semakin terkikis dari waktu ke waktu seiring dengan tindakan perampingan birokrasi yang dilakukan oleh para pimpinan Universitas selama ini, namun demikian karakteristik ‘feodalistik’ sampai dengan tingkat tertentu masih bisa dijumpai di sebagian unit kerja dilingkungan UNMUL. Oleh karena itu, perubahan secara adaptif pada sistem kelembagaan secara intensif dan berkelanjutan akan mendorong efisiensi, efektivitas, dan percepatan proses pelayanan dan pengambilan keputusan dalam birokrasi UNMUL. Perubahan pada sistem kelembagaan diharapkan akan dapat mendorong terciptanya budaya/perilaku yang lebih kondusif dalam upaya mewujudkan birokrasi UNMUL yang adaptif namun tetap efektif, efisien, berkualitas, responsif, bertanggung jawab dan akuntabel.
Penataan dan Penguatan Organisasi diharapkan dapat:
1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi secara proporsional sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas masing-masing sehingga tercipta organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran;
2. Terciptanya desain organisasi unit-unit yang mendukung kinerja UNMUL;
3. Terwujudnya perilaku organisasi yang lebih kondusif dan produktif dalam upaya mewujudkan birokrasi yang efisien dan efektif;
4. Terwujudnya internal organisasi yang bebas dari tumpang tindih tugas dan fungsi;
5. Tersedianya SK Uraian Tugas sebagai panduan/pedoman bagi unit organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya;
6. Terwujudnya penataan organisasi sejalan dengan penyetaraan jabatan fungsional;
7. Semakin lengkapnya prosedur operasional seluruh layanan, terimplementasi, dan dievaluasi secara berkala;
8. Meningkatnya kapasitas organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsi; dan
9. Terselenggaranya revitalisasi struktur pada unit-unit organisasi.